Hora da prestação de contas
Gladyston Rodrigues/Ao Cubo Filmes
Redação - Estado de Minas
No fim do ano, principalmente em dezembro, é hora de os síndicos convocarem assembleias ordinárias de condôminos para a apresentação da prestação de contas do ano corrente e do orçamento para o exercício seguinte. A iniciativa é uma exigência legal, prevista no Código Civil, e o presidente da Associação Brasileira de Condôminos (ABcon) e consultor de condomínios, Helbert Silva, recomenda aos condôminos que participem do encontro, momento ideal para a avaliação da administração do condomínio, para o planejamento de novas ações e para a previsão de despesas e investimentos no próximo ano.
"O Código Civil prevê um quórum de dois terços dos condôminos para a aprovação das contas e do orçamento. Mas, em segunda chamada, vale a maioria dos presentes na assembleia. Portanto, a presença do maior número de condôminos é fundamental para garantir transparência ao processo", diz. Helbert defende que até os inquilinos de unidades do condomínio devem ser convocados, ainda que, eventualmente, a convenção de condomínio não dê a eles direito de voto. "Se a pessoa alugou um apartamento e, na maioria das vezes, deve permanecer morando no condomínio por no mínimo dois ou três anos, precisa se inteirar da realidade administrativa e financeira do edifício", pondera.
O presidente da ABcon observa que a prestação de contas deve ser acompanhada de um parecer prévio do conselho fiscal do condomínio e elaborada com texto claro e informações detalhadas sobre as despesas, ordinárias e extraordinárias, feitas pelo condomínio ao longo do ano, e também sobre as receitas obtidas, sejam elas operacionais, como a arrecadação com os pagamentos da taxa de condomínio e da contribuição do fundo de reserva, ou não operacionais, como as originadas pelas multas aplicadas às unidades por atraso de pagamento ou infração a alguma norma da convenção ou do regulamento interno, rentabilidade de aplicações financeiras e as geradas pela venda de algum patrimônio do condomínio.
"De preferência, o síndico deve apresentar planilhas comparativas entre as despesas que foram previstas no orçamento anterior e as que foram de fato realizadas, que devem ser separadas pelo tipo de despesa, como consumo de energia, água e gás, impostos ou custo de pessoal. O mecanismo permite o ajuste de ações, caso haja uma diferença muito grande entre o previsto e o realizado", explica.
Helbert lembra que o pagamento das despesas e a entrada de receitas devem ser comprovados, na prestação de contas, por documentos como extratos bancários, recibos, notas fiscais e os contratos firmados com fornecedores. "Esses documentos têm de ficar disponíveis para consulta dos condôminos durante a assembleia. Os condôminos têm ainda de ter acesso livre a eles no decorrer do ano. Já a qualquer tempo as contas podem ser questionadas, inclusive judicialmente, mesmo que já tenham sido aprovadas."
SEGURANÇA
Além do relatório financeiro, Helbert sustenta que o síndico deve apresentar outros documentos, como laudos de vistoria do Corpo de Bombeiros, que comprovem a segurança das instalações do condomínio, da empresa responsável pela manutenção dos elevadores, ou contratos firmados com empresas para a lavagem de caixas d'água ou para a dedetização do prédio.
É desejável ainda que na prestação de contas sejam apresentados os relatórios administrativo e social do condomínio. "Do administrativo devem constar itens como a contratação de novos funcionários, os gastos com material de escritório e xerox, mudanças de empresa administradora, se houver, ou de fornecedores. No social devem entrar um balanço do trabalho das diversas comissões formadas no prédio, como de obras, cultura, esporte e lazer, e segurança, e informações sobre atos de vandalismo no prédio e as despesas decorrentes deste tipo de atitude. Esses dados servem para alertar o condômino sobre atitudes que estejam elevando os custos de manutenção do prédio e envolvê-los no planejamento de iniciativas que resolvam o problema", argumenta.
Já no orçamento para o exercício seguinte devem estar previstas despesas e receitas do condomínio para o próximo ano, com estimativas elaboradas a partir dos números apresentados na prestação de contas, e que levem em consideração a necessidade de projeções para eventuais reajustes de preços, necessidade de aquisição de novos produtos e serviços, ou aumento de consumo de energia, água e luz. O orçamento, adverte o presidente da ABcon, é a base para o cálculo da taxa de condomínio que será cobrada no ano seguinte. Quanto mais preciso for, menor a possibilidade de reajustes da taxa ao longo do ano.